Politique de confidentialité
Application Apportia, espace entreprise pro.apportia.com et site apportia.com.
Dernière mise à jour : 2 octobre 2026.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est Altis Koten SRL (Koten Studio), société à responsabilité limitée (SRL) de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise BE 1037.896.832, dont le siège social est situé Traverse d'Ésope 6, 1348 Louvain-la-Neuve, Belgique.
Contact : david.dao@altiskoten.com.
Pour les invitations et relances qu'une entreprise envoie depuis son espace (section 5), c'est l'entreprise qui décide de les envoyer : elle est responsable du traitement des coordonnées qu'elle saisit, et Altis Koten les traite pour son compte, en qualité de sous-traitant.
2. Public concerné
Apportia s'adresse à des professionnels majeurs (apporteurs d'affaires et entreprises). L'application n'est pas destinée aux personnes de moins de 18 ans.
3. Données que nous collectons
| Catégorie | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Compte et identité | Adresse e-mail, prénom, nom, téléphone (facultatif), photo de profil (facultative), rôle ou rôles (apporteur, gérant, ou les deux lorsque vous ouvrez un second espace) | Création et gestion du compte, authentification |
| Entreprise (gérants) | Raison sociale, SIRET ou numéro d'entreprise, identité légale issue des registres officiels (dénomination, adresse, SIREN ou numéro de TVA), logo, informations d'entreprise | Création et gestion de l'espace entreprise, vérification de l'entreprise, mentions des contrats |
| Affaires / prospects | Coordonnées des prospects soumis par les apporteurs (prénom, nom, téléphone, e-mail), description du besoin, déclaration d'accord du prospect à être contacté et, le cas échéant, date de retrait de cet accord, statut et historique de l'affaire | Mise en relation et suivi des affaires apportées |
| Commissions et contrats | Montants, statuts, historique, conditions de commissionnement, contrats (paramètres, conditions particulières rédigées par l'entreprise, documents signés, dossier de preuve de la signature) | Suivi des commissions et formalisation des accords entre entreprises et apporteurs |
| Invitations et e-mails des entreprises | Coordonnées des personnes qu'une entreprise invite, étapes de l'invitation, e-mails envoyés et leur état de distribution, demandes de désinscription (voir section 5) | Inviter des apporteurs, suivre ces invitations et respecter les désinscriptions |
| Messages à Nina (apporteurs) | Ce que vous écrivez à Nina, l'assistant de création de lead, y compris les coordonnées du prospect que vous lui donnez | Préparer la fiche du lead à votre place, uniquement après votre accord (voir section 4) |
| Notifications et appareils | Jeton de notification (FCM) et, pour chaque installation de l'application : un identifiant d'installation aléatoire, la plateforme (iOS ou Android), la version de l'application, l'état de l'autorisation des notifications, la présence d'un jeton et la date de mise à jour | Acheminer les notifications, savoir si elles peuvent vous parvenir, envoyer un e-mail de secours aux gérants lorsqu'elles ne le peuvent pas, suivre l'adoption des versions pour garder l'application compatible |
| Usage et technique | Identifiants techniques, journaux applicatifs, dernière activité, temps passé dans l'application par jour | Fonctionnement de l'application, sécurité, compréhension de l'usage du service |
Apportia ne suit pas les utilisateurs à des fins publicitaires et ne partage pas de données à des fins de suivi entre applications ou sites tiers.
4. Données de prospects (tiers)
Lorsqu'un apporteur soumet une affaire, il transmet les coordonnées d'un prospect. L'apporteur s'engage à disposer d'une base légale pour partager ces données et à informer le prospect. Ces données sont accessibles à l'entreprise destinataire aux seules fins du traitement de l'affaire, et peuvent figurer dans le contrat signé entre les parties.
Accord du prospect à être contacté. Au moment de soumettre une affaire, l'apporteur peut déclarer que le prospect a accepté d'être contacté par l'entreprise destinataire. Cette case est facultative et décochée par défaut. Il s'agit d'une déclaration de l'apporteur : Apportia enregistre la date de la déclaration et l'affiche à l'entreprise, sans pouvoir en vérifier l'exactitude. L'application signale l'accord comme expiré 12 mois après cette date. Le prospect peut retirer son accord à tout moment, y compris oralement, auprès de l'entreprise : celle-ci enregistre alors la date du retrait dans l'application, et ce retrait ne peut plus être effacé.
Nina, assistant d'intelligence artificielle. Pour créer un lead en discutant avec Nina, l'apporteur écrit la description du besoin et les coordonnées du prospect (prénom, nom, e-mail, téléphone). Ces messages, avec le nom et le secteur de l'entreprise choisie, sont transmis à Anthropic, qui fournit l'intelligence artificielle de Nina. L'application l'explique avant le premier message et ne transmet rien sans l'accord explicite de l'apporteur (bouton « J'accepte »). Sans cet accord, le lead se saisit avec le formulaire, et rien n'est transmis à Anthropic. L'aide « Nina structure ma description » du formulaire demande le même accord avant d'envoyer les notes de l'apporteur. Apportia ne conserve pas le contenu de ces échanges (seuls des compteurs techniques sont enregistrés). Anthropic ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.
5. Invitations et e-mails envoyés pour le compte des entreprises
Depuis son espace web (pro.apportia.com), une entreprise peut inviter des personnes à rejoindre son réseau d'apporteurs et relancer ses invitations et ses apporteurs. Ces e-mails partent au nom de l'entreprise, via Apportia.
Ce que l'entreprise saisit
L'adresse e-mail de la personne invitée et, si l'entreprise les indique, son prénom, son nom et son téléphone, saisis un par un ou importés depuis un fichier. Avant tout envoi, l'entreprise atteste connaître ces personnes et pouvoir les contacter ; Apportia enregistre cette attestation (date, auteur et version du texte).
Ce qui est suivi, et comment
- Distribution de l'e-mail : envoyé, distribué, rejeté, signalé comme indésirable, d'après les retours de notre prestataire d'envoi.
- Ouverture : une petite image insérée dans l'e-mail indique qu'il a été ouvert. Cette mesure est indicative, car certaines messageries chargent les images d'elles-mêmes.
- Lien ouvert : le lien d'invitation contient un identifiant propre à l'invitation ; notre page d'invitation enregistre son ouverture. Les liens ne passent par aucun service de suivi tiers.
- Application ouverte : si la personne installe et ouvre l'application depuis ce lien, l'invitation est reconnue grâce à son identifiant. Sur iPhone, lorsque l'application n'est pas encore installée et que la personne touche le bouton de l'App Store sur la page d'invitation, cette page enregistre une empreinte sommaire de l'appareil (une empreinte non réversible de l'adresse réseau, la taille de l'écran, la langue et le fuseau horaire), sans lien avec un compte, prévue pour une heure et effacée automatiquement sous trois jours au plus.
- Inscription et suite : si la personne crée un compte Apportia avec la même adresse e-mail, une fois cette adresse vérifiée, l'invitation est rattachée à son compte, puis son adhésion à l'entreprise, la signature de son contrat et son premier lead sont indiqués à l'entreprise.
L'entreprise ne voit que les invitations qu'elle a envoyées et l'activité de ses propres apporteurs. Elle ne voit jamais l'adresse e-mail d'un apporteur déjà membre : c'est Apportia qui lui écrit.
Relances
Une invitation reçoit au plus trois e-mails au total, espacés d'au moins trois jours. Une entreprise peut activer des relances automatiques, désactivées par défaut. Les apporteurs déjà membres peuvent recevoir des messages de l'entreprise : ils respectent le réglage « Annonces de mon entreprise » de l'application et les entreprises mises en sourdine, et un apporteur reçoit au plus un rappel d'inactivité tous les 14 jours.
Se désinscrire
Chaque e-mail contient un lien de désinscription, utilisable en un clic, pour ne plus recevoir les e-mails de cette entreprise ou plus aucun e-mail envoyé via Apportia. Une adresse qui rejette nos e-mails ou les signale comme indésirables ne reçoit plus d'envoi. Pour que ce choix soit respecté durablement, Apportia conserve une empreinte (un condensat) de l'adresse, et non l'adresse en clair.
6. Le site apportia.com, et sa mesure de fréquentation
Les autres sections décrivent l'application et l'espace entreprise. Le site vitrine apportia.com mesure sa fréquentation. Voici exactement ce qu'il enregistre, sans rien omettre : la page consultée, le site d'où vous venez réduit à son nom de domaine, le temps pendant lequel la page est restée affichée, jusqu'où elle a été parcourue, votre pays, la famille de votre navigateur et le type d'appareil.
Aucun cookie n'est déposé et rien n'est lu ni écrit sur votre appareil, ce qui est la raison pour laquelle aucun bandeau ne vous est présenté : il n'y a rien à accepter. Votre adresse IP est utilisée une seule fois, sur notre serveur, pour en déduire un pays et une empreinte valable pour la journée ; elle n'est enregistrée dans aucune table, et l'empreinte du jour devient impossible à recalculer le lendemain. Ces mesures sont traitées sur notre propre infrastructure, pour notre seul usage, ne sont transmises à aucun tiers et ne servent à aucune publicité.
Base légale : intérêt légitime (savoir si le site est lu). Vous pouvez vous y opposer en écrivant à l'adresse de la section Contact. Une fois l'empreinte du jour détruite, plus personne, nous compris, ne peut relier une mesure à une personne.
7. Bases légales
Exécution du contrat (fourniture du service), intérêt légitime (sécurité, prévention des abus, amélioration du service, e-mails de secours aux gérants lorsque les notifications ne leur parviennent pas), respect d'obligations légales, et consentement pour les notifications et pour l'envoi de vos messages à Nina. La vérification des entreprises repose sur des données publiques des registres officiels (répertoire SIRENE en France, système VIES de la Commission européenne pour les numéros de TVA).
Pour les invitations et relances de la section 5, l'entreprise qui les envoie en détermine la base légale et en répond ; chaque e-mail permet de s'y opposer d'un clic.
8. Sous-traitants et destinataires
Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte :
| Prestataire | Rôle |
|---|---|
| Google Firebase et Google Cloud (Google Ireland Ltd) | Authentification, base de données, stockage, fonctions, notifications, hébergement de l'espace entreprise et des pages d'invitation, ainsi que le serveur de signature électronique. Données hébergées dans l'Union européenne (région europe-west1). |
| Resend | Envoi des e-mails : codes de connexion, notifications, e-mails de secours aux gérants (qui ne contiennent ni l'e-mail ni le téléphone du prospect), invitations et relances des entreprises, avec leur état de distribution et d'ouverture |
| Vercel | Hébergement du site vitrine apportia.com |
| INSEE (API SIRENE) et Commission européenne (VIES) | Vérification des numéros SIRET et de TVA et de l'identité légale des entreprises (données publiques) |
| Anthropic | Intelligence artificielle des assistants Nina et Léo. Reçoit les messages écrits à Nina lors de la création d'un lead, dont les coordonnées du prospect (uniquement après l'accord de l'apporteur, voir section 4), les notes envoyées à l'aide « Nina structure ma description », le contexte saisi pour générer un pitch produit (sans e-mail ni téléphone), les consignes de rédaction des gérants, et, pour les suggestions de l'animateur, votre prénom avec des compteurs d'activité. Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles. |
| Documenso (logiciel auto-hébergé) | Signature électronique des contrats entre entreprises et apporteurs. Le logiciel est installé sur nos propres serveurs Google Cloud (europe-west1) : les documents et le dossier de preuve de la signature (nom, adresse e-mail, horodatage et informations techniques de la signature, par exemple l'adresse IP) ne sont pas confiés à un prestataire de signature. Les contrats signés avant ce changement l'ont été via Yousign (France), qui conserve le dossier de preuve de ces signatures. |
| Stripe (non actif à ce stade) | Paiement des abonnements (lorsque la fonctionnalité sera activée) |
Chaque prestataire est tenu par contrat de n'utiliser les données que pour nous fournir son service et d'assurer une protection au moins équivalente à celle décrite dans la présente politique.
9. Durée de conservation
Les données sont conservées le temps nécessaire à la fourniture du service et à nos obligations légales. Les données de compte sont conservées pendant la durée de vie du compte ; après suppression, elles sont effacées sous 30 jours, à l'exception des données que nous devons conserver pour respecter nos obligations légales et comptables (jusqu'à 7 ans pour les pièces comptables, conformément au droit belge). Les codes de connexion à usage unique expirent après 10 minutes.
La déclaration d'accord d'un prospect et son éventuel retrait sont conservés avec l'affaire à laquelle ils se rapportent. Les informations sur vos installations de l'application sont mises à jour lorsque l'application est ouverte et supprimées avec votre compte. Les messages transmis à Anthropic sont supprimés de ses systèmes sous 30 jours, sauf exception prévue par ses conditions (par exemple un contenu signalé comme contraire à sa politique d'utilisation, qui peut être conservé plus longtemps).
Invitations : une invitation qui n'a pas abouti est effacée 12 mois après son dernier e-mail ; chaque étape de son historique est effacée 12 mois après avoir été enregistrée ; les e-mails envoyés et leur état de distribution sont effacés 12 mois après leur envoi ; une invitation qui a abouti est conservée avec l'adhésion à laquelle elle a mené. L'empreinte d'une adresse désinscrite est conservée tant que la désinscription doit être respectée ; elle est effacée sur demande écrite.
10. Vos droits (RGPD)
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour les exercer, contactez david.dao@altiskoten.com. Pour une invitation reçue d'une entreprise, vous pouvez aussi vous adresser à cette entreprise ; nous l'aidons à vous répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (autoriteprotectiondonnees.be). Si vous résidez dans un autre État de l'Union européenne, vous pouvez aussi saisir l'autorité de contrôle de votre pays (par exemple, en France, la CNIL).
Vous pouvez retirer vos consentements à tout moment, sans effet sur ce qui a été fait avant le retrait : les notifications, depuis les réglages de votre téléphone ou de l'application ; les e-mails, depuis les réglages de notification de l'application ou le lien de désinscription de chaque e-mail ; l'envoi de vos messages à Nina, depuis l'icône en forme de bouclier de l'écran de Nina (« Retirer mon accord »), l'accord vous étant alors redemandé avant tout nouvel envoi.
11. Suppression du compte
Vous pouvez supprimer votre compte directement dans l'application : Profil → Supprimer mon compte. La suppression est définitive et entraîne l'effacement de votre compte et de vos données associées, y compris les invitations et e-mails qui vous concernent. Pour un gérant, l'entreprise et ses données (affaires, commissions, adhésions, produits, publications, invitations) sont également supprimées. Seule l'empreinte d'une adresse désinscrite est conservée, pour que la désinscription reste respectée.
12. Transferts hors UE
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne, notamment Anthropic aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
13. Contact
Pour toute question relative à vos données : david.dao@altiskoten.com.